Google Drive pour les nuls (Google documents) !

Mes amis : si vous lisez ces quelques mots, ne prenez pas le mot « nul » pour vous. A travers cet article, nous allons juste essayer de vous donner envie de dire Zut à Word, d’envoyer paître Excel, de bannir PowerPoint et de crier haut et fort « hiiii, j’adore Google Doc’ ! » A l’instar du petit livre jaune et noir « Windows pour les nuls » ou « l’Histoire de France pour les nuls », voyons dans cet article comment utiliser Google Drive facilement. Bienvenue dans le monde du logiciel de bureautique en ligne !

Google Drive ou Google Doc : c’est quoi ?

Les deux noms sont utilisés pour parler de la même chose : il s’agit d’un ensemble de services en lignes gratuits. A la consonance du nom, vous comprenez bien qu’il s’agit d’une suite d’outils créés par Google. A l’origine, la suite s’appelait « Google Documents« , cela s’appelle tout simplement maintenant « Google Drive » (c’est comme Mammouth qui est devenu Auchan).

Créé en 2012 par Google, le leader des moteurs de recherches, Google Drive est une solution de stockage basée sur le cloud dans laquelle vous pouvez sauvegarder vos fichiers mais aussi en créer et les organiser sous forme de dossiers. Cette application est disponible pour toute personne ayant un compte Google ou une adresse Gmail, bien que plusieurs d’entre nous ne sont pas tout à fait au courant. En tant que personne, c’est gratuit à partir du moment ou vous avez un Gmail, et dans la limite de 15 Go

Une fois que vous activez votre adresse Gmail, vous aurez accès à différentes applications dans la suite Google, dont Google Drive. Grâce à la synchronisation des données, vous aurez ainsi accès à vos fichiers sur n’importe quel appareil sur lequel vous pourrez consulter Google Drive. Cette application vous donne accès à différentes fonctionnalités avec lesquelles vous aurez plus de facilité à travailler sur l’ensemble de vos documents, que ce soit des textes, des feuilles de calculs, des images ou encore, des présentations.

Google Drive s’adresse à toute personne qui possède une adresse Gmail. Il peut être utilisé dans tous les secteurs d’activité et vous permet d’avoir vos documents et vos fichiers, toujours à portée de main.

15 Go, ça peut vous sembler beaucoup, mais ça peut aussi aller vite : ça va de plus en plus vite car sur votre espace de stockage drive de 15 Gigas sont aussi stockés les infos de votre Android, vos photos, vos mails etc….. Cependant, avec 15 Go de données vous pouvez avoir 2 ou 3 ans d’utilisation gratuite, sachant qu’près vous pouvez payer pour avoir plus de stockage, mais nous verrons ça plus bas !

Les fonctionnalités de Google Drive

Créer, classer et synchrroniser ses documents. Mais quels types de documents ?

Google Drive est disponible sur tous les appareils possédant un accès à internet et qui sont capable de faire fonctionner des applications. Vous avez donc la possibilité de consulter Google Drive sur votre ordinateur, votre téléphone portable ou votre tablette. Pour les appareils mobiles, la fonctionnalité de synchronisation est déjà présente et vous permet de sauvegarder directement vos fichiers, vos photos et vos vidéos en ligne.

Mis à part le service de stockage, Google Drive vous propose également une suite d’applications bureautiques que vous pouvez utiliser afin de modifier, créer et supprimer vos documents. Ainsi, vous avez la possibilité de :

  • l’équivalent de Word s’appelle « Docs » : il permet réer des documents textes que vous pouvez mettre en forme selon vos besoins,
  • l’équivalent d’Excel s’appelle « Sheets » : pour effectuer des calculs sur un tableur, même avec des formules complexes
  • l’équivalent de Power Point c’est « Slides »: pour Générer une présentation du style PowerPoint pour illustrer vos idées
  • Pour dessiner librement sur des feuilles de manière numérique et modifier vos créations à l’infini : cet outil de la suite drive d’appelle Draw

Il n’ont pas d’équivalents mais il y a d’autres services très pratiques :

  • « Google Maps » qui permet de créer des cartes, tracer des itinéraires, les enregistrer sur votre cloud et les afficher sur votre site web : modifier des plans pour que vous puissiez y faire figurer les éléments qui sont importants pour vous.
  • « Google Forms », un outil de création de formulaire : il peut être utilisé pour collecter des inscriptions, faire des sondages, collecter des avis à travers un questionnaire de satisfaction. Découvrez comment utiliser Google Forms. Ce que vous pouvez retenir c’est que Form permet de mettre en place un formulaire pour récolter des données et effectuer des sondages afin d’analyser les réponses en fonction de vos besoins,

Et pour votre plus grande satisfaction, tout votre travail est synchronisé et partageable avec tout le monde, sans rien à installer et même sans que ce quelqu’un ait un compte Gmail ! Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel terminal et reprendre où vous en étiez.

Le principe de Google Drive : vous gérez tout en ligne via votre navigateur, sans avoir à ouvrir un logiciel sur votre ordinateur. Voyons ensemble quels sont les avantages d’opter pour la bureautique en ligne avec Google Drive !

La base pour utiliser à pleine capacité Google Drive, c’est d’avoir une adresse Gmail. Vous pourrez notamment sauvegarder vos documents existants, en créer de nouveau et les partager avec d’autres personnes, très pratique dans une asso !

Les avantages de Drive

Le plus grand avantage avantage de Drive et de Google, c’est d’être particulièrement généreux en ce qui concerne l’espace de stockage gratuit. En plus du cloud, vous disposez également d’un accès gratuit et illimité à différentes applications pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions.

La synchronisation des données est également un atout de taille qui vous permet d’améliorer votre productivité, n’importe où : fini les sauvegardes sur un disque dur, vous créez un dossier sur votre ordinateur et tout ce que vous mettez dedans peut être envoyé automatiquement sur le drive, c’est la magie de la synchronisation sur le cloud !

Le point négatif qu’on puisse trouver à Google Drive, c’est le fait qu’étant une suite Google, vous n’aurez pas la garantie que vos données soient bien confidentielles. De plus, pour ce qui est du partage, les liens ne sont pas protégés par un mot de passe, c’est pour ainsi dire que le niveau de sécurité n’est pas réellement le fort de Google Drive.

Vos documents accessibles partout, tout le temps

Vos fichiers ne sont pas accessibles uniquement sur votre ordinateur, mais ils sont enregistrés sur votre espace de stockage sur Internet. Bien sûr, je vous entends déjà claquer des dents ! « Alors ça veut dire que tout le monde peut les voir » ? Non ! Ils sont sur un espace privé, sécurisé (on appelle ça le Cloud). D’où l’intérêt d’avoir un compte Google, vous retrouvez vos documents en vous connectant ici : https://drive.google.com/

Sur la capture ci-dessous, vous constaterez que c’est plutôt intuitif : comme sur votre ordinateur, vous pouvez créer des dossiers, dans lesquels vous rangez des fichiers. Vous pouvez retrouver sur la gauche tous les fichiers que l’on a partagé avec vous (dans l’onglet « Partagés avec moi ») et tous vos documents consultés récemment (dans l’onglet « Récents »).

classeur sur drive

Compatible avec tout le monde

Pour envoyer un fichier Word à quelqu’un, il faut que la personne qui souhaite le lire ou le modifier dispose aussi de Word sur son ordinateur (au mieux, le destinataire dispose de Open office). Se pose aussi le souci de la version de Word. Pas évident quand on sait que ce logiciel est utilisé par une poignée de privilégiés (dans l’éducation nationale notamment car il faut le temps qu’on amortisse les licences de 1997 😉 Google Doc a ce petit coté novateur qui fait que tout le monde peut l’utiliser gratuitement, sans rien à télécharger ni installer. Il faut juste avoir une connexion internet, un navigateur, franchir le pas et changer ses habitudes. Vous pouvez même utiliser Google drive depuis votre smartphone avec l’application drive :

Plusieurs personnes peuvent bosser en même temps: une solution pour bosser en équipe

Le travail sur un ordinateur en local est un frein énorme à la communication et au travail de groupe. Avec Google Drive, vous pouvez inviter d’autres personnes à travailler avec vous sur un document. Le même document, en même temps, c’est révolutionnaire pour certain ! Partagez un document avec vos collègues de travail ou les membres de votre association et découvrez comment on règle le problème de transfert de données ! Vous voyez en temps réel qui est en train de modifier le document et vous pouvez communiquer avec eux.

Quand la personne est identifiée, on voit son nom ou prénom sur la cellule ou ligne qu’il est en train de modifier. Google vous donne aussi la possibilité d’inviter des personnes qui n’ont pas de compte Google (nul n’est parfait). Dans ce cas, sur le document ouvert, vous remarquerez sa présence, identifié par un nom d’oiseau ou autres animal farfelu.

plusieurs utilisateurs sur Google Drive

Vos documents sont sauvegardés, et archivés : en ligne et en live !

Certains trouveront que stocker des documents en ligne, c’est dangereux. Je fais partie de ceux qui pensent que c’est plus risqué de mettre des fichiers sur un disque dur, qui va inévitablement mourir un jour. Les fichiers sont stockés sur votre Cloud, qui lui est sécurisé par votre mot de passe Gmail. Bien évidement, on évite les mots de passe du type « mon-sobriquet » ou « ma-date-de-naissance » et on s’efforce de le changer une fois de temps en temps. Quand vous bossez sur un document, vous pouvez quitter la page sans vous soucier de l’enregistrement puisque tout se fait en live.

Tous vos documents existants peuvent être rapatriés sur votre espace dans le Cloud, ce qui évite d’avoir des fichiers à droite sur un disque dur, à gauche sur une clé USB et quelques uns seulement sur le Cloud.

Les bases : créer, classer, partager un document

organiser son drive

Créer un nouveau document

La porte d’entrée pour toute les manipulations ci-dessous, c’est l’unique bouton : « Nouveau »

Connectez-vous sur Drive puis cliquez sur « Nouveau » (le gros bouton rouge). Vous verrez dans la liste déroulante les types de fichiers (Docs pour faire un fichiers texte, Sheets pour créer une feuille de calcul)

Classer ses fichiers

Cliquez sur le même bouton rouge « Nouveau » puis choisissez « Dossier ». C’est l’équivalent de créer un répertoire sur votre ordinateur. A l’intérieur vous pourrez y ranger des fichiers texte, des feuilles de calcul ou tout autre type de documents importés ou partagés

Importer un document existant

Cliquez sur le bouton rouge « Nouveau » puis sur « Importer un fichier. Votre fichier excel ou word peut être converti sur votre espace Google Doc

Importer c’est compliqué ? Il y a mieux pour archiver !

Cela fera l’objet d’un tutoriel plus détaillé, sachez que vous pouvez ajouter un dossier Google Drive sur votre bureau, qui va se synchroniser automatiquement dès qu’il va détecter une connexion à Internet (comme Dropbox). Très pratique quand on veut travailler en local ou archiver ses données.

Partager avec un autre internaute

Vous avez créé un fichier, félicitations ! L’avantage d’être sur Drive, c’est de pouvoir le partager avec un autre internaute ou un membre de son équipe, qu’il soit inscrit ou non inscrit. Cliquez sur Fichier > Partager comme sur l’exemple ci-dessous

partager un fichier

Une pop-up s’ouvre et vous pouvez choisir de le partager avec une personne de votre répertoire (commencez à saisir son adresse mail ou son nom) ou à un groupe de personnes disposant du lien (le fichier ne sera public que pour les internautes qui cliquent sur le lien). Deux niveaux de droits vous permettent de brider encore plus le partage, en autorisant simplement les invités à lire ou à écrire dessus.

partage sur google drive

Pour ceux qui se demandent combien ça coûte, sachez que c’est gratuit, jusqu’à 15 Giga. Pour moins de 2 euros par mois, vous passez à 100GO, je n’ai jamais eu l’occasion de le tester puisque je suis encore sur le stockage de la version gratuite après des années d’utilisation. Dans un prochain article, à travers quelques cas pratiques, nous verrons pourquoi Google Drive est tout particulièrement génial pour les associations !

Google Drive : pour stocker et synchroniser vos dossiers et vos fichiers

La sauvegarde de fichiers et la synchronisation de ces derniers sont importantes lorsque vous travaillez dans une entreprise, ou même personnellement pour vous : quelle que soit sa taille et quelle que soit votre secteur d’activité. Si vous êtes toujours en déplacement ou que vous êtes en télétravail, vous avez donc besoin d’accéder à différents dossiers pour pouvoir travailler. Cela marche bien sur aussi pour vos docs persos comme les courriers, les fiches de paie de la nounou ou vos tableaux de compte ! Pourtant, cela risque de poser problème si vous n’êtes pas à l’aise avec le fait de transporter plusieurs supports de stockage de données comme des clés USB, des disques durs ou des DVD. La solution pour vous éviter d’éparpiller vos dossiers réside dans l’utilisation d’une application de stockage en ligne : Google Drive.

Les tarifs proposés par Google Drive

Comme je vous le disais en intro, Drive est gratuit dans la limite de 15Giga ! Google Drive vous permet de bénéficier d’un espace de stockage de 15 Go par compte gratuitement. Vous aurez ainsi la possibilité de partager des photos, des vidéos, mais également différents fichiers en fonction de vos besoins.

Pour profiter de plus d’espace de stockage, vous pouvez acheter plus d’espace de stockage ou souscrire un abonnement Google One. Pour cela, vous avez le choix entre différents tarifs en fonction du volume de stockage dont vous avez besoin. Ainsi, vous pouvez choisir entre :

  • 30 To pour 299,99 € par mois,
  • 20 To pour 199,99 € par mois,
  • 10 To pour 99,99 € par mois,
  • 2 To pour 9,99 € par mois,
  • 200 Go pour 2,99 € par mois.

Il est également possible de partager cet espace avec des membres de votre famille. Vous pouvez désormais bénéficier d’un partage pour jusqu’à 5 personnes. Chaque utilisateur dispose déjà de 15 Go gratuits par compte et aura également accès à une partie du stockage supplémentaire choisi. Si vous optez par exemple pour l’offre 200 Go par mois, si vous êtes 5 dans la famille, chaque membre aura accès à 40 Go supplémentaires pour stocker des photos, des fichiers, des documents, des vidéos, etc.

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