S'organiser les tâches avec Google Keep

Google keep

Google Keep, c’est l’outil de prise de note de …

Lire mon test

Créer un formulaire avec Google Forms

Google Forms est un outil puissant de la suite Google Drive, qui permet de créer un formulaire ! On peut faire plein de choses avec un formulaire, notamment collecter une adresse mail, des inscriptions à un événement, faire un sondage, demander un avis etc. Découvrez comment utiliser Google Forms facilement

Les avantages des outils de Google Drive

Google Drive, c'est gratuit (ou presque....)

Le plus grand avantage avantage de Drive et de Google, c'est d’être particulièrement généreux en ce qui concerne l’espace de stockage gratuit. Vous connaissez l'expression : quand c'est gratuit, c'est toi le produit. Malgré tout, vous n'avez rien à payer pour commencer à utiliser Google Drive ! En plus du cloud, vous disposez également d’un accès gratuit et illimité à différentes applications pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions : 15 Go, c'est l'espace dont vous allez disposer pour créer des lettres sur Google Docs, des tableaux sur Sheets, des présentations sur slides ou encore des Formulaires sur Google Forms. Dans ces 15 Go, il faut aussi compter tout l'espace de votre boîte mail, ainsi que les photos que vous allez synchroniser de votre téléphone sur le cloud ! 15 Go, ça peut paraître beaucoup, mais si on utilise Google tous les jours et qu'on synchronise tout , ça peut se remplir vite ! Malgré tout, vous avez au moins de quoi vous faire un avis sur Google Drive et commencer à payer après 1 ou 2 ans d'utilisation, quand votre espace de stockage Drive est plein

La synchronisation des données sur le cloud de Google Drive

L'autre avantage, c'est la synchronisation des données, un atout de taille qui vous permet d’améliorer votre productivité, n’importe où : finies les sauvegardes sur un disque dur, vous créez un dossier sur votre ordinateur et tout ce que vous mettez dedans peut être envoyé automatiquement sur le drive, c'est la magie de la synchronisation sur le cloud ! Vous commencez à travaillez à un endroit, vous continuez à un autre endroit, sans avoir à gérer la sauvegarde, qui est automatique, et la mise en ligne. Vos documents sont accessibles partout, à partir du moment où vous pouvez accédez à internet via votre boîte Gmail !

Avec Google Drive, vos documents sont accessibles partout, tout le temps

Vos fichiers ne sont pas accessibles uniquement sur votre ordinateur, mais ils sont enregistrés sur votre espace de stockage sur Internet. Bien sûr, je vous entends déjà claquer des dents ! "Alors ça veut dire que tout le monde peut les voir" ? Non ! Ils sont sur un espace privé, sécurisé (on appelle ça le Cloud). D'où l'intérêt d'avoir un compte Google, vous retrouvez vos documents en vous connectant ici : https://drive.google.com/

Sur la capture ci-dessous, vous constaterez que c'est plutôt intuitif : comme sur votre ordinateur, vous pouvez créer des dossiers, dans lesquels vous rangez des fichiers. Vous pouvez retrouver sur la gauche tous les fichiers que l'on a partagé avec vous (dans l'onglet "Partagés avec moi") et tous vos documents consultés récemment (dans l'onglet "Récents").

classeur sur drive

Google Drive vous permet de créer des docs compatibles avec tout le monde

Pour envoyer un fichier Word à quelqu'un, il faut que la personne qui souhaite le lire ou le modifier dispose aussi de Word sur son ordinateur (au mieux, le destinataire dispose de Open office). Se pose aussi le souci de la version de Word. Pas évident quand on sait que ce logiciel est utilisé par une poignée de privilégiés (dans l'éducation nationale notamment car il faut le temps qu'on amortisse les licences de 1997 ;) Google Doc a ce petit coté novateur qui fait que tout le monde peut l'utiliser gratuitement, sans rien à télécharger ni installer. Il faut juste avoir une connexion internet, un navigateur, franchir le pas et changer ses habitudes. Vous pouvez même utiliser Google drive depuis votre smartphone avec l'application drive :

Plusieurs personnes peuvent bosser en même temps sur Google Drive

Google Drive est un outil souvent utilisé comme outil de gestion de projet car tout le monde peut accéder à des documents communs, avec des notions de droit d'accès ! Le travail sur un ordinateur en local est un frein énorme à la communication et au travail de groupe. Avec Google Drive, vous pouvez inviter d'autres personnes à travailler avec vous sur un document. Le même document, en même temps, c'est révolutionnaire pour certain ! Partagez un document avec vos collègues de travail ou les membres de votre association et découvrez comment on règle le problème de transfert de données ! Vous voyez en temps réel qui est en train de modifier le document et vous pouvez communiquer avec eux.

Quand la personne est identifiée, on voit son nom ou prénom sur la cellule ou ligne qu'il est en train de modifier. Google vous donne aussi la possibilité d'inviter des personnes qui n'ont pas de compte Google (nul n'est parfait). Dans ce cas, sur le document ouvert, vous remarquerez sa présence, identifié par un nom d'oiseau ou autres animal farfelu.

plusieurs utilisateurs sur Google Drive

Vos documents sont sauvegardés, et archivés : en ligne et en live !

Certains trouveront que stocker des documents en ligne, c'est dangereux. Je fais partie de ceux qui pensent que c'est plus risqué de mettre des fichiers sur un disque dur, qui va inévitablement mourir un jour. Les fichiers sont stockés sur votre Cloud, qui lui est sécurisé par votre mot de passe Gmail. Bien évidement, on évite les mots de passe du type "mon-sobriquet" ou "ma-date-de-naissance" et on s'efforce de le changer une fois de temps en temps. Quand vous bossez sur un document, vous pouvez quitter la page sans vous soucier de l'enregistrement puisque tout se fait en live.

Tous vos documents existants peuvent être rapatriés sur votre espace dans le Cloud, ce qui évite d'avoir des fichiers à droite sur un disque dur, à gauche sur une clé USB et quelques uns seulement sur le Cloud.