Basecamp est un outil de gestion de projet collaborative développé par 37signals. Il convient aux structures de toutes tailles qui recherchent un outil en ligne pour suivre le déroulement de leur(s) projet(s) d’entreprise. Le véritable problème pour coordonner des services en entreprise étant la communication, voyons comment Basecamp peut répondre à cette problématique, tout en fournissant des fonctions de gestion de projet efficaces.
La gestion de projets sur basecamp
« Je n’ai pas reçu le mail ! « J’ai oublié » ! « Je n’ai pas eu l’info » « Je n’ai pas accès au Google Doc » !
Basecamp, c’est pour éviter d’entendre tout ça ! Mais c’est aussi pour ne pas noyer les informations importantes dans un flot quotidien de mail.
Basecamp est un outil qui permet de centraliser un groupe de personnes autour d’un ou de plusieurs projets communs. Une méthode vraiment différente que Trello pour travailler. Cela se présente comme un fil de discussion, qui permet à un groupe de personnes de discuter autour d’un projet commun, de le scinder en tâches, et d’affecter des missions à chacun : Basecamp facilite la communication en entreprise !
Pour quel type de structure ?
Basecamp conviendra aux structures de petites et moyennes tailles : il peut être utilisé à la fois par le freelance qui travaille seul (et qui a besoin de lister ses tâches pour ne rien oublier) ou par la PME dont les employés doivent communiquer et coordonner leurs actions autour d’un même projet.
Les fonctionnalités de Basecamp
Basecamp peut se décomposer en projets, dans lesquels on peut discuter, affecter des tâches, partager des fichiers ou encore planifier des événements. Il est possible d’intégrer (ou non) un membre de l’équipe dans le projet. Voici un tour d’horizon de toutes les fonctionnalités de basecamp.
A l’intérieur d’un projet il y a deux façons de communiquer : soit on discute, soit on agit (affectation de tâches).
Les discussions
C’est un système de messagerie partagée, présent en haut de chaque projet. La messagerie se présente sous la forme d’une conversation, sur laquelle une personne invitée peut échanger (un peu comme un forum de discussion, sur lequel on peut ajouter facilement texte, images et pièces jointes).
Les todo-lists
Une todo, c’est une tâche (une chose-à-faire). Pour classer des todo-lists, nous vous conseillons de créer des catégories. La notion de todo-list sous entend une résolution. Une todo peut donc être affectée à un collaborateur, avec une date d’échéance. Une case à cocher permet d’archiver la tâche et de dire : « c’est fait !« . La résolution des tâches permet de se rendre compte de l’avancé d’un projet.
Discussions vs tâches
Pour les discussions ou pour les tâches, il est possible de notifier une ou plusieurs personnes (ou l’ensemble des collaborateurs d’un projet). Cela déclenche l’envoi d’un mail.
Mais les discussions et les tâches sont deux outils différents. Les discussions permettent d’échanger sur un problème de fond, qui peuvent déboucher (ou non) sur la création de tâches.
Le calendrier
La création d’une tâche passe par l’affectation à un acteur et de façon optionnelle, l’attribution d’une date de réalisation. Chaque acteur du projet peut donc retrouver dans son calendrier les dates d’échéances pour chaque tâche. Chaque acteur peut aussi voir l’ensemble des dates d’échéances d’un projet.
La gestion des fichiers
Selon l’offre à laquelle vous avez souscrite, vous disposez d’un espace de stockage vous permettant de partager des fichiers.
Conclusion : des fichiers, évènements, tâches et discussion pour chaque projet
Le découpage est simple et permet de retrouver pour chaque projet les discussions, les tâches ou les fichiers qui lui sont liés.
Basecamp à tout prix ?
Comme tout service en ligne, Basecamp repose sur un système d’abonnement. Vous disposez d’une version d’essai illimitée pendant 2 mois. Ensuite à vous de vous faire votre propre avis. Ces quelques dollars par an vous permettront de gagner en efficacité. Très rapidement adopté par les salariés, c’est un outil en ligne facile à prendre en main, qui vous permettra de gérer vos projets plus efficacement. Pas d’engagement sur le long terme
Notre avis sur Basecamp
Le puissant moteur de recherche, qui permet de rechercher tout et n’importe quoi sur tout type de projet, en cours ou archivé.
le fait de pouvoir intégrer un client ou prestataire dans les échanges. Sans avoir à lui créer de compte, Basecamp permet d’ajouter une personne extérieure au projet. Celui-ci peut participer à la conversation en répondant par mail.
le progress : c’est le découpage de la journée, une vision générale tout projet confondu ! Cela permet à chacun (et surtout au chef) de voir ce qui a été réalisé dans la journée. Sur une frise antéchronologique sont listées toutes les participations de tous les acteurs, tout projet confondu
L’envoi de mail, non systématique. Celui qui répond décide ou non de notifier ses collaborateurs par mail. Basecamp est là pour vous rappeler automatiquement par mail qu’une tâche vous est affectée et se charge aussi d’envoyer un mail à vos collaborateurs quand vous passez une tâche en « résolue »
Basecamp reste un outil minimaliste. On ne se perd pas dans les options : Basecamp permet de s’organiser, de respecter ses dead-line et de souder son équipe de travail autour d’un outil collaboratif facile à prendre en main.
