Les outils en ligne pour gérer son association

Retrouvez ici tous les outils qui pourront vous faire gagner du temps dans la gestion de votre association : outil de gestion d’adhérents, pour organiser des réunions ou gérer les données du club.

Les associations ont besoin d’outils en ligne pour la gestion des cotisations mais aussi pour organiser un événement, gérer des bénévoles etc… Découvrez tous nos tests d’outils utilisés dans le cadre de la gestion d’une association.

Créer un formulaire avec Google Forms23 novembre 2018Vous devez vous souvenir de Google Documents, ou encore Google Docs ? Aujourd’hui, nous sommes en et l’appelle Google Drive, mais les outils sont les mêmes ! Google Forms est un outil de la suite Google Drive, qui est un outil gratuit en ligne permettant de créer des formulaires et récupérer les données dans un tableau “excel”ou dans des beaux graphiques. Très utilisé pour faire des sondages, Google Form permet aussi de collecter des inscriptions mais aussi créer un questionnaire de satisfaction : si vous avez pour projet d’interroger des internautes ou de collecter des données via des formulaires, alors Google Forms est fait pour vous ! Découvrez comment utiliser ce service gratuitement. Comment accéder à Google Forms ? On vous le disait en intro, Google Forms est un outil de la suite “Google Drive”. C’est un outil en ligne, vous n’avez donc rien à installer, le simple fait de disposer d’une connexion internet vous permet d’accéder à la suite d’outils (quel que soit votre navigateur, chrome, firefox, internet explorer). Vous pouvez même y accéder depuis un mobile ! La “contrainte”, c’est juste d’avoir un compte Google. Que faire avec Google Forms ? Créer un formulaire d’inscription Exemple : demander à des internautes de s’inscrire en ligne à un événement : une fête, un spectacle etc… Les gens remplissent le formulaire et vous récupérer les inscrits dans un fichier excel. C’est gratuit mais pas idéal, surtout si vous avez l’intention de collecter des paiements en ligne. Dans ce cas, des outils comme ADEORUN dans l’événementiel sportif permettent de faire ça plus efficacement. Créer un questionnaire de satisfaction Nous avons écrit un article plus spécifique dans lequel nous vous expliquons comment créer un questionnaire de satisfaction avec Forms. Vous verrez qu’avec les différents champs de Forms (choix multiples, select, boutons radio, liste déroulante etc…) il est possible de pousser assez loin la personnalisation d’un questionnaire de satisfactions Créer un sondage Posez des questions pour sonder vos internautes, à la manière de Doodle : posez des questions aux membres de votre club, de vos amis ou familles pour trouver par exemple le meilleur créneau disponible pour une réunion ! Créer un quizz Dans le même esprit que le questionnaire de satisfaction, le quizz aura plutôt une fonction divertissante : choisissez un thème de formulaire, utilisez vos photos jouez avec les palettes de couleurs. et commencez à créer des questions à choix multiples. Bien entendu, les graphiques et les renseignements sur les réponses sont disponibles en temps réel dans votre interface Forms. Récupérer des adresses mails Proposez aux internautes de donner leurs informations de contact et récupérez tout cela dans un fichier google drive, que vous pourrez ensuite traiter tranquillement ou partager avec vos collaborateurs. Ce fichier pourra être prêt à être formaté directement pour envoyer une newsletter par exemple. Créer un formulaire sur Google Forms, comment faire ? Connectez-vous à votre compte GOOGLE. Si vous n’avez pas encore créé de compte Google, il vous suffit d’en faire un gratuitement. Vous n’êtes pas sans savoir que si vous avez un téléphone Android, vous avez nécessairement déjà un compte GOOGLE, vérifiez pour évitez d’en créer un nouveau inutilement Rendez-vous sur Google forms, directement en cliquant sur https://docs.google.com/forms Choisissez un modèle de formulaire pré-établi parmi la sélection proposée ou créez votre propre formulaire en partant d’un formulaire vierge Renseignez un titre, une présentation et personnalisez votre formulaire aux couleurs de votre événement Ajoutez des champs personnalisés Utilisez des types différents pour faire varier les options. Il existe tellement d’options que vous trouverez facilement celle qui Convient le mieux au type de question. Par exemple, si la réponse attend un “oui” ou un “non”, utilisez l’option “cases à cocher”. Si l’internaute doit choisir une réponse parmi plusieurs, préférez la liste déroulante. Enfin, si vous souhaitez que l’internaute donne un jugement, utilisez l’option “grille à choix multiples” en paramétrant des notes de 1 à 10 par questions. Vous pouvez aussi apporter des explications en insérant des zones de texte dans votre formulaire, ainsi que des images Diffusez le formulaire à vos internautes Cliquez sur l’oeil en haut à droite du formulaire puis diffusez le lien par mail ou en le copiant collant sur les réseaux sociaux ! Vous avez aussi possibilité de l’envoyer par mail en personnalisant le message ainsi que le partager à d’autres collaborateurs (pour être plusieurs à traiter les résultats du sondage par exemple). 3 options s’offrent à vous en cliquant sur “envoyer” : Récupérer le lien du formulaire pour le diffuserIntégrer le formulaire (l’afficher directement avec une iframe dans une page web, en copiant collant le bout de code dans une zone HTML)Envoyer le formulaire par mail à vos contacts Vous savez maintenant créer un formulaire avec Google Form et le partager à vos contacts, vous avez fait le plus ludique mais maintenant il reste le plus intéressant : l’analyse des résultats. Le but d’un formulaire est de collecter de l’information, voyons comment Google Forms vous permet de gérer cela ! L’analyse des résultats avec Google Forms Sur votre formulaire, en étant connecté dessus en tant qu’administrateur, vous avez un onglet “réponses”, qui vous permet directement d’analyser les contenus. Sur cette page, Google Forms vous fournit les résultats en utilisant le support le plus adapté : graphique, camembert, tableau etc… Si vous préférez analyser ces données lors d’une réunion, vous pouvez les imprimer ou les exporter sous excel. Il est aussi possible d’exporter ces résultats dans un tableau Google Sheets. 1.0 01 Vous aimerez aussi :Créer un site avec CmonsiteCréer un site avec Wordpress (en ligne)Créer un site avec Hubside : notre avisQuel est le juste prix pour créer un site avec un…...
Lire la suite…
Vorg : gérez vos bénévoles en ligne27 août 2018Aujourd’hui, nous avons remis un pied dans les outils d’aide à l’organisation de manifestations sportives. Le mois dernier, nous avons testé ADEORUN, une solution d’inscription en ligne. Cette fois, nous avons testé VORG, un logiciel qui permet aux organisateurs de courses de gérer efficacement les bénévoles le jour de l’épreuve. Grâce à VORG, vous saurez qui fait quoi, à quel endroit se trouve tel matériel et vous aurez un aperçu de ce qu’il reste à faire ou comment améliorer votre organisation. Prix de VORG : combien ça coûte ? Nous abordons immédiatement la question du prix car c’est encore plus le nerf de la guerre dans le domaine associatif. Qui dit organisation d’événement dit “recherche de fonds”. En général, les associations organisent des manifestations sportives ou culturelles pour faire rentrer de l’argent dans les caisses, et elles recherchent toutes les bons plans à moindre prix. Un autre facteur important dans le tissu associatif, c’est le temps. En tant qu’organisateur, on est bénévole la plupart du temps. On cherche donc à la fois un outil à moindre coup qui puisse nous faire gagner du temps. VORG répond à ces deux problématiques ! La plupart des outils de gestion de bénévoles que nous avons eu l’occasion de voir coûtent chers et s’adressent donc à des grosses manifestations. Vorg vous propose une version gratuite ainsi que des versions annuelles payantes mais abordables (19 euros ou 59 euros). Il y a aussi des versions plus complètes pour 200 ou 300 euros par an. VORG : comment ça marche ? Pour un événement, VORG propose : une interface bénévole : chaque bénévole peut s’inscrire puis consulter ses tâchesune interface organisateur qui permet de préparer des tâches, suivre l’évolution du projet, affecter des missions aux bénévoles inscrits etc… L’organisateur dispose d’un lien qu’il peut partager sur son site web ou par mail pour inviter les bénévoles à s’inscrire. Les avantages de VORG éviter de gérer des fichiers excel (logiciel non adapté)avoir une vue d’ensemble sur son projet (affectation des bénévoles, gestion des fournitures, répartition du matériel)informer les bénévoles de façon collectiverécapituler les missions de chacun et les horaires sur un format imprimable le jour J Créer son événement sur VORG Dans un premier temps, on détermine les informations que l’on veut demander au bénévole. Il s’agit ici de déterminer les champs du formulaire bénévole, comme par exemple : le numéro d’immatriculation du véhicule pour accéder au parking bénévolela taille du tee-shirt pour préparer le pack bénévolela participation ou non au repas bénévolela participation ou non à la course. puis on définit les postes : en général il y a 7/8 postes et pour chaque poste on affecte un responsable et un référent. Chaque bénévole pourra contacter son responsable. Exemple : poste billetterie / Accueil / parking / logistique / circulation / circuit On définit ensuite les créneaux, c’est à dire les moments de présence de bénévoles : il y a des créneaux qui sont occupés le jour de l’événement mais aussi les jours avant ou après (notamment pour ceux qui sont au poste “rangement”, “nettoyage”, “circuit” etc… L’organisateur peut ensuite déterminer les heures et le nombre de bénévoles à pourvoir à chaque poste. Un clic sur le tableau permet de saisir le nombre de bénévole nécessaire pour chaque poste et chaque créneau. Aperçu de VORG Sur l’onglet bénévoles, on peut charger un fichier d’adresse mail et envoyer un mail groupé à une liste : pratique pour relancer les bénévoles de l’année dernière par exemple. Pour créer le mail, on peut utiliser facilement des variables ou même utiliser des mails types existants. Très facilement, on peut avoir un oeil sur la liste des ses bénévoles, voir postes qui manquent de bénévoles, obtenir les informations de contact d’une personne etc.. L’affectation des bénévoles se fait en cochant des cases. Préalablement, le bénévole aura pu choisir lors de son inscription quel poste il souhaite occuper Le jour de l’événement, chaque responsable et chaque bénévole peut imprimer son “tour de cou” c’est à dire sa feuille de route pour la journée ou le wee-end, avec le récapitulatif des choses à faire, les créneaux horaires, les noms des responsables etc… En un coup d’oeil, le “chef” peut voir qui fait quoi ! 0.0 00 Vous aimerez aussi :Créer un site avec Wordpress (en ligne)Tests et comparatifs de logiciels en ligne (solutions SaaS)Evénement : gérer ses inscriptions en ligne avec ADEORUNQuel est le juste prix pour créer un site avec un…...
Lire la suite…
Evénement : gérer ses inscriptions en ligne avec ADEORUN5 août 2018Adeorun est un logiciel pour les organisateurs de course à pied ou de manifestations sportives type raid multisports, course à obstacles ou encore rando VTT et pédestre. Grâce à Adeorun, l’organisateur diffuse des formulaires d’inscription et les internautes peuvent s’inscrire et payer en ligne. Ensuite, l’organisateur accède à une interface pour récupérer les données, télécharger le fichier pour le chronométrage ou encore vérifier les certificats médicaux ou licences. Depuis 2018, Adeorun est labellisé par la Fédération Française d’Athlétisme, ce qui a permis à ce logiciel en ligne de se distinguer sur le marché de l’inscription en ligne. Découvrez toutes les fonctionnalités de Adeorun pour gérer votre événement sportif. Adeorun est un outil en ligne qui a été créé par Patrice, Jérémy et Julie, des organisateurs de course qui sont aussi des coureurs ! Lancé en 2016, le site est utilisé aujourd’hui par 250 organisateurs de course et enregistre 90.000 inscriptions par an. Autant vous dire que l’équipe Adeorun connaît bien les contraintes de l’organisateur de course. C’est un fonctionnement similaire à Eventbrite (un site plutôt spécialisé dans l’inscription pour une réunion, un afterwork, une soirée) et Weezevent (outil spécialisé dans les concerts et festivals) : Adeorun prend en compte les contraintes de l’organisateur de course et propose des options dédiées aux manifestations sportives. Ils ont créé ce logiciel pour : dématérialiser le processus d’inscription à un événement (faire en sorte qu’on ait plus besoin d’imprimer un flyer, de faire un chèque, une copie de son certificat médical et qu’on l’envoie par la postefaire en sorte que les coureurs puissent payer en ligne par CB et arrêter avec les contraintes du chèquefaire en sorte que l’organisateur ait le moins d’inscription possible à gérer sur place En savoir plus Les formulaires d’inscription coté participant L’organisateur place des liens sur son site pour inviter le participant à aller s’inscrire : tous les formulaires sont personnalisables. Pour une course, l’organisateur demande en général le nom et prénom du sportifson adresse mail : pour pouvoir le recontacter les années suivantes et envoyer des mailings. son adresse postale et numéro de telson âge et son genre : important pour déterminer les catégories d’âge pour le logiciel de chronométrage. le certificat médical ou la licence : ensuite il vérifie leur validité sur l’interface. Si le participant n’a pas son certificat médical, il peut venir le joindre plus tard. Le logiciel envoie des mails automatiquement pour que le participant n’oublie pas de joindre son document, cela dans le but de faciliter le travail de l’organisateur et faire en sorte qu’il ait le moins de travail possible le jour de la course.des options personnalisables en fonction des besoins : vente de repas, collecte de taille pour les tee-shirt, faire un don supplémentaire, réserver une consigne etc… L’espace organisateur C’est l’interface sur laquelle l’organisateur se connecte pour : gérer les inscrits et vérifier les certificats médicauxtélécharger le fichier des inscrits au format excel ou gmcapajouter des inscrits manuellementaffecter les numéros de dossards ou les plaques VTTcréer des codes promo (pour inviter des participants, faire gagner des dossards)gérer sa course : ajouter des places disponibles, ouvrir ou fermer les formulaires etc….paramétrer les mails de relance pour les participants ou envoyer le mail d’infos coursesgérer une liste d’attente si vous avez un événement à succès Voir toutes les fonctionnalités C’est gratuit pour l’organisateur ? L’organisateur peut utiliser Adeorun gratuitement, il y a des frais d’inscription qui sont à la charge des participants (mais l’organisateur peut aussi décider d’intégrer les frais dans son prix d’inscription, pour que ce soit gratuit pour le participant). Les frais s’élèvent à 0.74€ + 2.5% par participant (0.99€ pour une inscription à 10€ par exemple). Le prix du timbre augmentant sans cesse, il est maintenant moins cher de payer en ligne que d’envoyer un courrier par La Poste ! Les frais d’inscription comprennent bien sûr les frais de la banque, mais aussi tous les envois de mail. Adeorun propose aussi une prestation de communication autour des événements puisqu’elle aide les organisateurs à faire connaître leur manifestation, en envoyant des mailings ou en ayant une stratégie de communication axée sur les réseaux sociaux. Une dernière option intéressante pour les organisateur : l’option mini site web. Cela ne remplacera jamais la création d’un site mais peut permettre de résumer les infos courses importantes, mettre un plan d’accès ou encore un bouton de contact. Voici des exemples de course sur Adeorun, avec les formulaires associés pour tester : 0.0 00 Vous aimerez aussi :Créer un site avec Wordpress (en ligne)Quel est le juste prix pour créer un site avec un…Bankin : gérer son argent et ses comptesFreshsales : pour gérer ses prospects et ses clients...
Lire la suite…
Doodle, pour planifier une réunion (ou une soirée)7 juillet 2016Doodle est un système de planification qui peut être utilisé dans le cadre professionnel, amical ou associatif pour prévoir et coordonner une réunion. Pas besoin de compte pour utiliser Doodle, c’est gratuit et sans inscription. Découvrons ensemble comment créer un événement, ajouter des propositions et inviter des gens à répondre présent à votre réunion ! Ce service pionnier de la planification d’événement (édité par une société suisse depuis 2003) est diablement efficace : à ne pas condondre avec les Doodle de Google, qui sont des petites illustrations destinées à célébrer un événement (et non pas l’organiser) ! Le principe de Doodle Vous conviendrez qu’il est très difficile de trouver un créneau en commun pour réunir des personnes ? Tant pour poser une date que choisir une heure ! Doodle peut être utilisé par exemple pour : planifier une soirée avec des copains organiser une rencontre de travail avec des collègues regrouper des bénévoles pour une réunion choisir une date d’assemblée qui conviennent à tous les membres de son association De façon générale, bloquer une date en commun en tenant compte des emploi du temps de tout le monde ! Doodle répond à cette problématique ! Il est assez compliqué de lister les disponibilités de chacun que vous avez obtenues par mail, par sms ou sur facebook par exemple ! En tant qu’organisateur de la réunion sur Doodle, vous proposez des créneaux (jour ou heure ou les deux) puis vous demandez à vos invités de cocher leur(s) disponibilité(s). En un coup d’oeil, chacun pourra voir quelle est la tendance qui se dessine et consulter les réponses des autres invités. Exemple : nous avons besoin de réunir 150 bénévoles pour organiser un événement. Nous avons créé un doodle pour que chacun marque son jour et son heure de préférence : http://doodle.com/poll/z2qyxhhkpkuf5bkp#table. Chaque bénévole reçoit le lien et présente ses disponibilités dans un tableau. C’est ce que nous allons apprendre à créer ensemble dans cet article. Créer un événement sur Doodle 1- Rendez-vous sur Doodle et cliquez sur le bouton “Planifier un événement”. : http://doodle.com/create (si vous avez un compte Google, connectez-vous, sinon vous pouvez utiliser Doodle gratuitement. Vous verrez d’ailleurs (sur la capture ci-dessous) qu’il y a un bout de publicité qui dépasse, c’est la contre-partie du service gratuit. Renseignez les dates que vous proposez (tout simplement en cliquant sur les jours dans le calendrier) Définissez des créneaux horaires pour chaque jour que vous avez sélectionnés précédemment. Si vous proposez chaque jour les mêmes heures, cliquez sur “copiez et collez la première ligne” pour gagner du temps ! C’est terminé pour le paramétrage ! Inviter des amis, collègues ou bénévoles à répondre C’est l’étape suivante une fois que vous avez configuré les heures. Choisissez d’envoyer l’invitation en saisissant des mails (avec un message personnalisé) ou envoyez tout simplement le lien du formulaire via tous les canaux que vous voulez (par mail, par sms, par facebook). Votre événement peut être public ou privé (seuls les membres qui reçoivent le lien peuvent répondre). Traiter les données, gérer ses réponses En tant que créateur de l’événement (même si vous n’avez pas créé de compte sur Doodle), vous recevez un mail récapitulatif, contenant un lien pour éditer votre formulaire et traiter les données. Ainsi vous pourrez : voir qui a rempli le formulaire analyser quels sont les jours et les heures qui ont été les plus choisis par vos invités (il y a un bouton qui permet de mettre en surbrillance la colonne la plus choisie) modifier votre formulaire existant effacer les participants dupliquer ce même formulaire (pratique si vous organisez une réunion du même type, sans avoir à tout saisir, ou si vous organisez deux réunions sur le même thème pour deux publics différents) Exporter le sondage sur excel ou l’imprimer Nous avons vu le coté rudimentaire et gratuit de Doogle. Sachez qu’il existe des options à faible prix pour aller plus loin encore dans la planification d’événement. Doodle propose par exemple pour 29 euros par an de supprimer la publicité, ou d’envoyer des rappels aux invités qui n’ont pas remplis votre Doodle. 2.6 14 Vous aimerez aussi :Planifier ses publications : les meilleurs outils…1&1 MyWebsite pour héberger mais aussi pour créer son siteOutils pour :Mailkitchen : bien pour démarrer !...
Lire la suite…
Cotizasso : pour collecter des paiements dans son asso !29 mars 2016Gérer les cotisations et les paiements au sein d’une association n’a jamais été une partie de plaisir. Celui qui me dit le contraire n’a jamais été trésorier dans une association ou en charge d’éditer les licences sportives en début de saison. Cinq jeunes informaticiens (concernés par les causes associatives) ont décidé de faciliter la vie des membres de bureaux. Leur solution s’appelle Cotizasso : on a fait un petit test à travers un cas pratique pour une association sportive. Cotizasso, c’est un outil en ligne qui permet de tirer définitivement un trait sur les formulaires d’adhésion papier, d’éradiquer la vérification des certificats médicaux par mail ou par voie postale et recevoir directement des montants d’adhésion par carte bancaire. Comment ça marche ? En quelques minutes, l’utilisateur peut s’inscrire sur www.cotizasso.com pour ajouter les adhérents à l’association et créer une demande de paiement. Il l’intègre ensuite sur son site web ou l’envoie ensuite à ses contacts e-mail, twitter, facebook ou par sms. Cotizasso permet de créer des groupes d’adhérents (pratique pour collecter des tarifs différents de cotisation). Ainsi, dans notre club par exemple, nous avons créé un groupe “Jeunes”, “Adultes” et “Familles”, ce qui nous permet en un coup d’oeil de savoir quel est le prix de la licence que chacun doit payer (et surtout aussi savoir qui n’a pas encore payé). Vous pouvez ajouter manuellement un adhérent ou importer une liste à partir de excel : un gain de temps non négligeable qui permet de concentrer son temps de bénévole sur les projets de l’association et non pas sur son fonctionnement ! À réception de la demande de paiement, les destinataires pourront effectuer un paiement par CB et même joindre un document digital (entendez par là un scan, une pièce jointe, un fichier). Dans notre association par exemple, nous demandons en début de saison un certificat médical de non contre indication à la pratique de la course à pied. L’adhérent peut donc joindre son certificat médical dans le formulaire avant de payer, ce qui facilite la vie du responsable de l’asso : plus besoin besoin de relancer les licenciés par mail ou courir après des documents au format papier. Cela fonctionne pour un certificat médical mais aussi pour tout autre type de document digital, comme les autorisations parentales ou les attestations de droit à l’image. Le paiement en ligne et les frais Question sécurité et paiement, Cotizasso s’appuie sur des technologies développées par des experts du secteur bancaire (Crédit mutuel et Mongopay). Les paiements n’arrivent pas directement sur le compte de l’association, mais sur votre compte Cotizasso. C’est au moment de rapatrier l’argent de votre compte Cotizasso sur votre compte en banque que vous serez facturés à hauteur de 3%. Exemple : vous demandez à Michel et Bernadette de régler leur adhésion au club de Bridge (50€ par personne). Michel paie 50€ par CB, Bernadette aussi. Vous récupérez 100€ sur votre compte Cotizasso, mais vous rapatriez 97€ sur votre compte en banque (3% pour Cotizasso). Si vous ne voulez pas rompre d’un seul coup avec la paperasse et le courrier, vous pouvez autoriser vos membres à régler par chèque ! Notez bien que les frais portent uniquement sur les paiements que vous avez reçus par CB. Votre association ne paye pas de frais si vous recevrez des paiements par chèque ou virement. Exemple 2 : vous demandez à Michel et Bernadette de régler leur adhésion au club de Twirling Bâtons (50€ par personne). Michel paie 50€ par CB, Bernadette paie 50€ par chèque. Vous récupérez 100€ sur votre compte Cotizasso mais 98.5€ sur votre compte en banque (3% des paiements par CB pour Cotizasso) Vous pouvez créer une demande de paiement pour une personne ou un groupe d’une même catégorie. Ainsi, vous pourriez personnaliser un texte pour demander à tous les adultes de votre club de bien vouloir régler leur cotisation. Votre association dans la poche ! Accédez aux détails de vos paiement où que vous soyez grâce à l’application mobile Android ou IOS (auteur du paiement reçu, montant, chèques en attente,…). L’équipe Cotizasso est là pour répondre au mieux à toutes vos questions par téléphone ou par mail : 01 85 41 01 77 – support@cotizasso.com 0.0 00 Vous aimerez aussi :1&1 MyWebsite pour héberger mais aussi pour créer son siteOutils pour :Mailkitchen : bien pour démarrer !Test de SiteW pour créer son site web...
Lire la suite…
Google Drive pour les nuls (Google documents) !27 novembre 2015Mes amis : si vous lisez ces quelques mots, ne prenez pas le mot “nul” pour vous. A travers cet article, nous allons juste essayer de vous donner envie de dire Zut à Word, d’envoyer paître Excel, de bannir PowerPoint et de crier haut et fort “hiiii, j’adore Google Doc’ !” A l’instar du petit livre jaune et noir “Windows pour les nuls” ou “l’Histoire de France pour les nuls”, voyons dans cet article comment utiliser Google Drive facilement. Bienvenue dans le monde du logiciel de bureautique en ligne ! Google Drive ou Google Doc : c’est quoi ? Les deux noms sont utilisés pour parler de la même chose : il s’agit d’un ensemble de services en lignes gratuits. A la consonance du nom, vous comprenez bien qu’il s’agit d’une suite d’outils créés par Google. A l’origine, la suite s’appelait “Google Documents“, cela s’appelle tout simplement maintenant “Google Drive” (c’est comme Mammouth qui est devenu Carrefour). Dans Google Drive l’équivalent de Word s’appelle “Docs”l’équivalent d’Excel s’appelle “Sheets”l’équivalent de Power Point c’est “Slides” Il n’ont pas d’équivalents mais il y a d’autres services très pratiques : “Google Maps” qui permet de créer des cartes, tracer des itinéraires, les enregistrer sur votre cloud et les afficher sur votre site web“Google Forms”, un outil de création de formulaire : il peut être utilisé pour collecter des inscriptions, faire des sondages, collecter des avis à travers un questionnaire de satisfaction. Découvrez comment utiliser Google Forms. Le principe de Google Drive : vous gérez tout en ligne, sans avoir à ouvrir un logiciel sur votre ordinateur. Voyons ensemble quels sont les avantages d’opter pour la bureautique en ligne avec Google Drive ! La base pour utiliser à pleine capacité Google Drive, c’est d’avoir une adresse Gmail. Vous pourrez notamment sauvegarder vos documents existants, en créer de nouveau et les partager avec d’autres personnes, très pratique dans une asso ! Les avantages de Drive Vos documents accessibles partout, tout le temps Vos fichiers ne sont pas accessibles uniquement sur votre ordinateur, mais ils sont enregistrés sur votre espace de stockage sur Internet. Bien sûr, je vous entends déjà claquer des dents ! “Alors ça veut dire que tout le monde peut les voir” ? Non ! Ils sont sur un espace privé, sécurisé (on appelle ça le Cloud). D’où l’intérêt d’avoir un compte Google, vous retrouvez vos documents en vous connectant ici : https://drive.google.com/ Sur la capture ci-dessous, vous constaterez que c’est plutôt intuitif : comme sur votre ordinateur, vous pouvez créer des dossiers, dans lesquels vous rangez des fichiers. Vous pouvez retrouver sur la gauche tous les fichiers que l’on a partagé avec vous (dans l’onglet “Partagés avec moi”) et tous vos documents consultés récemment (dans l’onglet “Récents”). Compatible avec tout le monde Pour envoyer un fichier Word à quelqu’un, il faut que la personne qui souhaite le lire ou le modifier dispose aussi de Word sur son ordinateur (au mieux, le destinataire dispose de Open office). Se pose aussi le souci de la version de Word. Pas évident quand on sait que ce logiciel est utilisé par une poignée de privilégiés (dans l’éducation nationale notamment car il faut le temps qu’on amortisse les licences de 1997 😉 Google Doc a ce petit coté novateur qui fait que tout le monde peut l’utiliser gratuitement, sans rien à télécharger ni installer. Il faut juste franchir le pas et changer ses habitudes. Plusieurs personnes peuvent bosser en même temps Le travail sur un ordinateur en local est un frein énorme à la communication et au travail de groupe. Avec Google Drive, vous pouvez inviter d’autres personnes à travailler avec vous sur un document. Le même document, en même temps, c’est révolutionnaire pour certain ! Partagez un document avec vos collègues de travail ou les membres de votre association et découvrez comment on règle le problème de transfert de données ! Vous voyez en temps réel qui est en train de modifier le document et vous pouvez communiquer avec eux. Quand la personne est identifiée, on voit son nom ou prénom sur la cellule ou ligne qu’il est en train de modifier. Google vous donne aussi la possibilité d’inviter des personnes qui n’ont pas de compte Google (nul n’est parfait). Dans ce cas, sur le document ouvert, vous remarquerez sa présence, identifié par un nom d’oiseau ou autres animal farfelu. Vos documents sont sauvegardés, et archivés : en ligne et en live ! Certains trouveront que stocker des documents en ligne, c’est dangereux. Je fais partie de ceux qui pensent que c’est plus risqué de mettre des fichiers sur un disque dur, qui va inévitablement mourir un jour. Les fichiers sont stockés sur votre Cloud, qui lui est sécurisé par votre mot de passe Gmail. Bien évidement, on évite les mots de passe du type “mon-sobriquet” ou “ma-date-de-naissance” et on s’efforce de le changer une fois de temps en temps. Quand vous bossez sur un document, vous pouvez quitter la page sans vous soucier de l’enregistrement puisque tout se fait en live. Tous vos documents existants peuvent être rapatriés sur votre espace dans le Cloud, ce qui évite d’avoir des fichiers à droite sur un disque dur, à gauche sur une clé USB et quelques uns seulement sur le Cloud. Les bases : créer, classer, partager un document Créer un nouveau document La porte d’entrée pour toute les manipulations ci-dessous, c’est l’unique bouton : “Nouveau” Connectez-vous sur Drive puis cliquez sur “Nouveau” (le gros bouton rouge). Vous verrez dans la liste déroulante les types de fichiers (Docs pour faire un fichiers texte, Sheets pour créer une feuille de calcul) Classer ses fichiers Cliquez sur le même bouton rouge “Nouveau” puis choisissez “Dossier”. C’est l’équivalent de créer un répertoire sur votre ordinateur. A l’intérieur vous pourrez y ranger des fichiers texte, des feuilles de calcul ou tout autre type de documents importés ou partagés Importer un document existant Cliquez sur le bouton rouge “Nouveau” puis sur “Importer un fichier. Votre fichier excel ou word peut être converti sur votre espace Google Doc Importer c’est compliqué ? Il y a mieux pour archiver ! Cela fera l’objet d’un tutoriel plus détaillé, sachez que vous pouvez ajouter un dossier Google Drive sur votre bureau, qui va se synchroniser automatiquement dès qu’il va détecter une connexion à Internet (comme Dropbox). Très pratique quand on veut travailler en local ou archiver ses données. Partager avec un autre internaute Vous avez créé un fichier, félicitations ! L’avantage d’être sur Drive, c’est de pouvoir le partager avec un autre internaute, qu’il soit inscrit ou non inscrit. Cliquez sur Fichier > Partager comme sur l’exemple ci-dessous Une pop-up s’ouvre et vous pouvez choisir de le partager avec une personne de votre répertoire (commencez à saisir son adresse mail ou son nom) ou à un groupe de personnes disposant du lien (le fichier ne sera public que pour les internautes qui cliquent sur le lien). Deux niveaux de droits vous permettent de brider encore plus le partage, en autorisant simplement les invités à lire ou à écrire dessus. Pour ceux qui se demandent combien ça côute, sachez que c’est gratuit, jusqu’à 15 Giga. Pour moins de 2 euros par mois, vous passez à 100GO, je n’ai jamais eu l’occasion de le tester puisque je suis encore sur le stockage de la version gratuite après des années d’utilisation. Dans un prochain article, à travers quelques cas pratiques, nous verrons pourquoi Google Drive est tout particulièrement génial pour les associations ! 0.0 00 Vous aimerez aussi :Synchroniser son Google Agenda à son PC et téléphoneCréer un formulaire avec Google Forms1&1 MyWebsite pour héberger mais aussi pour créer son siteOutils pour :...
Lire la suite…
Eventbrite, pour créer des événements avec inscription en ligne25 septembre 2015Vous organisez un événement (réunion, séminaire, assemblée générale) pour votre association ou votre entreprise ? Pour des raisons organisationnelles (savoir combien vous allez avoir besoin de place assise ou de personnes dans le débat), il est important de savoir à l’avance qui y participe ! Eventbrite permet de promouvoir un événement et de collecter des inscriptions. Découvrez comment vous allez pouvoir organiser un événement en toute simplicité. Pour gérer les manifestations sportives, nous vous conseillerons plutôt Adeorun que EventBrite Au top pour les événements gratuits Parfait pour organiser une assemblée générale, EventBrite satisfera aussi les organisateurs de conférences, de salons, les événements start-up ou professionnels ! La TechAmiénoise par exemple réunit les acteurs du numérique amiénois autour de différents événements (repas, conférence) : EventBrite permet aux organisateurs de savoir qui va assister mais aussi de donner de la visibilité à l’événement au niveau local (par le biais de la géolocalisation). La création d’un compte est gratuite, tout comme la création d’un événement gratuit. Votre événement pourrait être payant, auquel cas vous configurez un droit d’entrée (Eventbrite devient alors un système de billeterie) et vous payez une commission sur chaque billet vendu (plutôt élevée) ! Créer son événement en 1 minute Pour la démo, je vous propose de découvrir comment je compte réunir les membres de mon association autour de l’assemblée générale annuelle du club. Si vous organisez un festival ou un concert, je vous conseille plutôt le logiciel en ligne Weezevent, qui permet à la fois de collecter de l’argent, délivrer des billets mais aussi gérer la caisse sur place ! Je créé l’événement : assemblée générale Un événement est daté, localisé et décrit. Un logo significatif et une description, d’un coup d’oeil c’est plus parlant et ça donne envie ! Vite, on met en ligne mais avant ça, vous choisissez si votre événement est public ou privé. Dans le premier cas, il ressortira sur EventBrite de façon géolocalisée. C’est comme ça que vous rencontrerez différents acteurs du même intéressés par les mêmes sujets autour de chez vous. Si l’événement est privé, il ne ressort pas publiquement bien entendu, vous devrez partager manuellement le lien ou envoyer des invitations à vos membres. Personnalisez votre événement avec une belle image, une carte google map et détaillez au maximum le programme de la séance. Je partage mon événement Sur l’interface de gestion, vous disposez d’outils pour communiquer autour de votre événement : invitation mail, lien URL pour le partager directement ou encore activer des flux sur les réseaux sociaux. Je gère les inscrits à l’avance et sur place Suivez ensuite en temps réel les inscriptions ainsi que les réponses des participants, envoyer des invitations ou relancez les étourdis par mail. Bien sur, vous pouvez ajouter des participants manuellement. EventBrite vous aide non seulement à collecter des inscriptions mais simplifie aussi l’accueil des participants, en vous proposant notamment la création de badges (à partir de la liste des inscrits). Choisissez un modèle de badges nominatifs puis lancez la création depuis votre interface. Un autre point fort d’EventBrite au niveau de l’accueil, c’est qu’il est possible d’enregistrer l’arrivée des participants, en scannant leur billet sur place à partir d’une application Android ou IOS. EventBrite : à quel prix ? EventBrite est totalement gratuit pour les événements gratuits et vous bénéficiez d’outils pour en faire la promotion gratuitement, enregistrer sans limite des inscrits, gérer les participants etc… EventBrite se prend une commission uniquement sur les ventes de billets (sur vos événements payants). Les frais de service s’élèvent à 2,5 % de la valeur du billet plus 0,99€, plus 2 % de frais de traitement des paiements (ce qui est relativement important, traduisons). Il n’est pas aisé de comprendre la subtilité entre les deux charges, de toute façon elles s’additionnent et c’est vous qui payez. Si vous vendez une place à 15€, vous allez payer 2.5% de 15€ + 0.99, soit 1.37€ de frais de service + 2% de frais de paiements (0.30€), soit un total de 1.67€ de frais sur les 15€ d’inscription. Notre avis sur Eventbrite EventBrite est un outil en ligne efficace pour gérer son événement et collecter des inscriptions gratuites : aucune restriction en version gratuite, pour cela c’est génial. Avec des outils de promotion puissant et des outils de reporting efficaces, vous allez pouvoir inviter et accueillir des personnes comme un pro et dans d’excellente conditions. Parfait pour organiser un événement de type “réunion”, il l’est beaucoup moins pour organiser une manifestation sportive, qui nécessite de la vérification de pièces jointes et la création de formulaires personnalisés. Cela ne semble de toute façon pas être la cible principale d’EventBrite. Pour gérer les inscriptions à une manifestation sportive, il faut mieux utiliser Adeorun, qui comprend l’interface sur mesure pour gérer les inscrits à une course, vérifier les justificatifs ou encore relancer par mail les participants. Tout petit bémol également sur les billets payants, les frais sont très importants. Des services concurrents sont beaucoup plus intéressants et surtout plus clairs au niveau de la répartition des coûts. 0.0 00 Vous aimerez aussi :Quel est le juste prix pour créer un site avec un…Créer un site avec Wordpress (en ligne)Evénement : gérer ses inscriptions en ligne avec ADEORUNCréer un site avec Cmonsite...
Lire la suite…
Trello : pour gérer des projets en ligne4 mai 2015Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Avec son interface intuitive, cet outil en ligne est utilisé aussi bien en entreprise qu’au sein d’associations ! Trello est inspiré de la méthode Kanban. Souvenez-vous de vos cours d’économies de terminale : dans les années 50, la méthode Kanban consistait à organiser le travail des employés de Toyota en déplaçant des étiquettes (appelée card sur Trello) le long de la chaîne de travail : de la création de la tâche à sa résolution, la card est déplacée par les opérateurs sur leur poste de travail (comme sur un tableau de post-it) ! Après avoir testé Trello pendant quelques semaines, nous vous proposons un tour d’horizon de cet outil de travail collaboratif. Edit septembre 2015 : pour le plus grand plaisir des responsables qui avaient du mal avec la langue de Shakespeare, Trello est maintenant disponible en Français. La publication a été faite automatiquement sur tous les comptes existants. Edit avril 2019 : Trello a été racheté par Atlassian en 2017. Il reste gratuit mais l’offre devient limitée en version gratuite (limité à 10 tableaux d’équipe) Cet article, nous allons l’écrire sous forme de tutoriel pour vous apprendre à utiliser Trello. Les grands débutants en gestion de projets seront fiers de pouvoir se lever de leur chaise, de lever les bras au ciel et d’exclamer : “Yes mec, moi j’utilise Trello, finger in the nose“ Trello en quelques mots Pour vous faire un rapide tour du propriétaire, Trello est un outil en ligne gratuit : rien à installer, rien à télécharger. Il faut simplement créer un compte pour accéder à son interface. A ce jour c’est en anglais, mais pas de panique, ça concerne juste les menus. Si il y a bien 4 termes à comprendre avant de commencer, ce sont bien ceux de “Projet” “Board”, “Liste”et “Card”. Un projet peut être le nom de votre entreprise ou de l’évènement que vous gérez. Comme vous êtes quelqu’un de très actif, vous pouvez avoir plusieurs projets : exemple un projet par évènement.Un projet peut être scindé en Board : exemple : demande d’autorisation, comptabilité, parcours etc… Un projet peut comporter plusieurs Boards Chaque Board peut comporter des listes : elles déterminent la manière d’organiser les tâches : exemple : “A faire”, “En cours”, “C’est fait”. Ce sont dans ces listes que peuvent être déplacées des Cards.Dans chaque liste, on peut créer des Cards (ce sont des tâches), se les affecter à soi-même ou à un collaborateur. Cela sous entend que la personne doit être membre du projet. Les tâches sont rangées dans des listesTravailler à plusieurs sur Trello Travailler à plusieurs sur Trello Comme dans tout projet, il y a un chef ! C’est lui qu’on appelle l’administrateur : c’est celui qui créé le projet et qui invite des collaborateurs puis qui gère les permissions. Une fois que le membre est ajouté (2), il est possible aussi de lui affecter le rôle d’administrateur. Un projet par défaut est “Private” (1), c’est à dire qu’il n’est visible que par les membres ajoutés dedans, mais il est possible de le rendre public. Si vous n’ajoutez aucun membre, votre projet n’est visible que pour vous et Trello peut ainsi devenir votre outil de gestion de todolist personnelles ! Il peut y avoir plusieurs administrateurs Les cards : création, déplacement, labels Créer une card Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur “Add a card” puis donnez un titre. Exemple : “Contacter la préfecture“. Chacun peut écrire des commentaires, ajouter des pièces jointes et se notifier (pour recevoir des mails). Déplacer une card Si une tâche est créée dans une liste, il est possible de la déplacer dans le board en la faisant glisser déposer. Déplacer une tâche permet de la faire évoluer, de sa création jusqu’à sa résolution ! Pour déplacer une tâche, cliquez dessus sans la lâcher puis déplacer là dans une autre liste. Déplacer une card dans une liste Labelliser une card Nous devrions plutôt appeler appeler cela “Affecter un label“. Ajoutez facilement une couleur, pour faire ressortir visuellement une card dans votre board. La couleur peut être attribuée selon l’importance (exemple : rouge = super important, orange = ne pas trainer ou jaune = secondaire). Donnez le sens que vous souhaitez à votre projet ! Pour ajouter un label, cliquez sur la card puis sur label. Sélectionnez la couleur ou créez le label de votre choix. Pour affecter une card à quelqu’un éviter le système de couleur et privilégiez l’onglet “Members” Ajouter un Label permet d’afficher une couleur sur la tâche Affecter une tâche à quelqu’un Affectez la tâche à un membre en cliquant sur “Members” puis donnez lui une échéance en cliquant sur “Due Date”. Le système propose automatiquement la liste des membres du projet, vous n’avez plus qu’à sélectionnez un nom. Le membre reçoit un mail ainsi qu’une notification en haut à droite de son compte Trello (la petite alarme rouge). Ajouter un membre sur Trello Avancement d’une tâche Une tâche peut être scindée aussi en checklist. Cela permet de tenir informé ses collaborateurs sur l’avancement d’une tâche. Exemple : prendre contact avec la préfecture pour recevoir une autorisation, ça consiste à trouver le contact, envoyer un mail ou un courrier, relancer etc.. jusqu’à recevoir l’autorisation. Le système de Checklist permet de voir à combien de pourcentage est résolu une tâche, en créant des items. Cochez au fur et à mesure les items résolus jusqu’à atteindre 100% de l’avancement d’une tâche. Les checklist permettent de suivre l’avancement d’une tâche Cas pratique : création de listes La souplesse de Trello, c’est qu’il permet d’organiser ses tâches dans des listes comme on on le souhaite. La méthode KanBan consisterait à créer des listes du type “Démarrage” > “C’est en cours” , > “C’est fait”Pour des projets ne nécessitant pas beaucoup de tâches et s’étalant sur la durée, il est possible de créer des listes en fonction d’une durée : exemple : “Janvier” > “Février” > […]> “Décembre” ou encore “Aujourd’hui” > “Cette semaine”, “Ce mois-ci” etc….Les listes peuvent aussi être utilisées sous forme de sous-boards. Exemple, dans un board “Communication”, on pourrait imaginer 3 colonnes du type : “Site web” “Réseaux sociaux” et “Presse”Enfin, il est possible aussi d’imaginer faire une colonne par collaborateur au sain de chaque Board. L’application mobile Trello Indispensable comme outil d’outil de gestion de projet, elle permet de recevoir des notifications sur son portable dès qu’un collaborateur ajoute ou commente une tâche. A utiliser avec modération pour ne pas devenir un accro du travail ! L’application permet d’utiliser facilement Trello avec son smartphone Conclusion : notre avis sur Trello Trello est parfait pour les petites structures telles que des associations qui ont besoin de franchir le pas et de coordonner un projet à plusieurs. Bien sûr, la langue anglaise pourrait repousser certains mais ne vous arrêter pas à cela. Mis à part les 5 /6 termes que nous venons d’expliquer, votre interface Trello sera en Français puisque vous êtes maîtres des noms de vos projets, boards, listes et tâches (si c’est vraiment un frein, notez qu’un plugin sous Chrome permet de traduire Trello) Trello est gratuit jusqu’à 5 membres par projet et bénéficie d’une version payante (trello gold) pour inviter de nouveaux membres : 5 euros par mois Pensez à archiver vos tâches car la méthode KANBAN ne fonctionne que si le tableau de bord est lisible. Trop de post-it tue le post-it. Chez vous, quand une tâche sur un post-it est réalisée, vous le mettez à la poubelle ? Et bien sur Trello c’est pareil 😉 (il est possible de retrouver ses tâches archivées). Découvrez d’autres tests d’outils en ligne pour augmenter votre productivité et travailler en groupe, comme Basecamp ! 0.0 00 Vous aimerez aussi :Evénement : gérer ses inscriptions en ligne avec ADEORUNFreshsales : pour gérer ses prospects et ses clientsOutils pour gérer plusieurs sites wordpressPlanifier ses publications : les meilleurs outils…...
Lire la suite…